Gestión del tiempo

Un aspecto cada vez más importante en nuestro trabajo es la correcta gestión del tiempo. Existen infinidad de publicaciones al respecto de este tema con un objetivo claro, rendir al máximo nivel durante el tiempo que pasemos en nuestro puesto de trabajo.

Analizando nuestro quehacer diario, podríamos encontrar infinidad de pausas o micropausas que sumadas al final de nuestra jornada habrán provocado que nuestro tiempo real de trabajo sea, en ocasiones, ridículo. Llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitas imprevistas, no encontrar el teléfono de este proveedor o cliente, falta de taladradora de papel o una grapadora a mano, eternalización de tareas,reuniones y más reuniones.

Durante las últimas semanas estoy intentando una nueva forma de trabajar, nueva forma para mi, claro está, porque como he comentado todo estos temas están estudiados al límite. En esta nueva forma de trabajo considero, entre otros, la gestión correcta del tiempo un pilar básico para mi rendimiento. Me planteo cada día la necesidad de sacar partido a cada minuto y no gastar mi tiempo en nada que no sea importante.

Creo que he mejorado mi trabajo con algunas pautas básicas, muy sencillas:

- Ordenar mi mesa. Hace unas semanas era un verdadero caos ordenado, realmente nunca he perdido un papel pero ciertamente era agobiante. Ahora me doy cuenta porque estaba acostumbrado a las torres de papeles. Hoy tengo tres bandejas y un cuaderno. Bandeja para temas terminados y pendientes de archivo, bandeja de proyectos a corto plazo y bandeja para proyectos a medio / largo plazo. En el cuaderno detallo las reuniones, hago anotaciones, croquis, auditorías, etc. Encima de la mesa únicamente el tema que estoy tratando.

- Listado de tareas pendientes a lo largo del día. Marco prioridades en esas tareas y sobre todo, tengo que comenzar con la tarea más complicada o que menos me gusta. Está demostrado que funcionamos mejor a primera hora de la mañana, hasta ahora siempre se me han eternizado los temas más complicados porque los demoraba para el final del día y terminaba aplazándolos para el día siguiente.

- Intento solucionar, desatascar o avanzar temas mediante el correo electrónico. De esa formas evito conversaciones telefónicas que realmente no son necesarias. Intento enviar todos esos correos de una 'tirada'.

- El teléfono es la perdición. Por mi trabajo prácticamente no puedo rechazar llamadas porque son comunicaciones internas en planta, por tanto únicamente puedo filtrar las llamadas que me pasan del exterior. Cuando las llamadas las realizo yo intento realizar todas las que tenía planificadas de otra 'tirada' y directamente al grano.

- Hay temas menores que también hay que tratar, grapadoras, clips, post-it, carpetas, folios y toda la papelería necesaria. Perder tiempo en ir a por un boli es un crimen.

- Archivar todos los contactos de forma sencilla y siempre en el mismo lugar, normalmente un listín de cualquier agenda telefónica, tarjeteros y pda. Otro crimen es tener que llamar a alguien urgentemente y no encontrar su teléfono.

- Las reuniones, al menos las que dependen de mí, serán rápidas y con temas definidos y preparados previamente.Al final se sacan conclusiones y en ocasiones, aunque debería ser siempre, se hace acta de la misma.

- En uno de los últimos cursos que he recibido me dieron un gran consejo, exprimir los lunes, empezar fuerte desde el primer minuto del lunes y rendiremos mejor a medida que avance la semana.

Estas son las pautas que estoy siguiendo y hasta ahora quiero creer que soy más efectivo.
Hay paginas interesantes sobre gestión empresarial, os aconsejo una de ellas, apuntes gestión